Consultoría digital
Antes de digitalizar nada, saber qué tocar primero.
Hojas de cálculo, papel, correos y una cabeza que lo sostiene todo. Cuando todo se puede mejorar a la vez, lo difícil no es hacerlo: es decidir por dónde se empieza sin tirar medio año.
Puede que te suene
Todo pasa por una sola cabeza.
- Para cerrar el mes hay que cruzar a mano hojas, correos y memoria.
- Saber cómo va el negocio cuesta una tarde de cuadrar números.
- Si te vas una semana, las decisiones esperan a que vuelvas.
- Cada persona nueva tarda semanas en aprender cómo se hace todo.
La salida no es un programa más. Es decidir, con los números delante, qué se toca primero.
Cómo lo miro
Digitalizar no es comprar programas.
Lo habitual es comprar una herramienta por cada problema. A los dos años hay siete, ninguna se habla con otra y unirlas sigue siendo trabajo de una persona.
Lo primero que miro es por dónde pasa la información y dónde se para. El cuello de botella casi nunca es el programa que falta, sino el paso que nadie ha puesto por escrito.
De ahí sale un orden: qué se toca primero, qué va después y qué puede esperar. Con eso decides tú, aunque lo monte otro.
Primero se entiende. Después se monta.
Lo que se mira
Esto es lo que se pone encima de la mesa.
Por dónde entra el trabajo
Del encargo al cobro, escrito por fin.
iiDónde vive cada dato
Quién lo tiene y cuántas veces se teclea.
iiiLas decisiones que te esperan
Lo que no avanza hasta que tú lo miras, y cuánto cuesta esa espera.
ivQué compensa tocar primero
Lo que más tiempo se lleva, frente a lo que menos cuesta cambiar.
Qué cambia
Dejas de decidir por intuición.
Antes, gana la mejora que más ruido hace esa semana. Después hay un orden escrito, y lo que no toca todavía deja de ocupar tu cabeza.
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Si lo que necesitas es un orden.
Mirar tu empresa por dentro: qué entra, dónde se para y cuánto cuesta cada parada.
- Lo que más tiempo se lleva, con el número delante
- Lo que puedes quitar de en medio este mismo mes
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Si ya sabes qué te falta.
Con el orden claro, trabajos que se entregan hechos o una ruta que avanza mes a mes.
- Se entrega funcionando, y sabiendo usarlo
- Cada mes se cierra un tramo con nombre
- Si cambia tu objetivo, cambia la ruta
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de sentarnos.
¿Qué me llevo exactamente?
Un orden: qué se toca primero, qué va después y qué no compensa tocar todavía, cada cosa con su motivo y con lo que te cuesta hoy no hacerlo. No es un documento para archivar: es la lista por la que se decide lo siguiente, la monte yo o la monte otro.
¿Hace falta tener algo digitalizado ya?
No. El punto de partida más común es papel, hojas de cálculo y correo, y eso no es un problema: es información que ya existe y que hoy no está en ningún sitio donde puedas mirarla de golpe.
¿Tengo que cambiar los programas que ya uso?
Casi nunca. Lo normal es que se queden y que lo que falte se monte alrededor. Cambiar de programa es un proyecto en sí mismo, y solo te lo propongo cuando el programa es el problema, no cuando me viene bien a mí.
¿Hay que parar el trabajo mientras tanto?
No. Todo se mira sobre lo que ya está pasando, y lo que se cambia se cambia de uno en uno, para que si algo no encaja se note enseguida y no dentro de seis meses.
¿En qué se diferencia esto de automatizar tareas?
En el momento. Automatizar es quitar de en medio un trabajo que ya sabes cuál es. Esto es el paso de antes: decidir cuál. Si tú ya lo tienes claro, te ahorras este paso y vas directo a la página de automatización de procesos.
¿Y si al final resulta que no hay nada que tocar?
Pasa, y te lo digo. Si lo que tienes montado aguanta lo que haces hoy, lo que corresponde es no gastarse el dinero y volver a mirarlo cuando crezcas.
La puerta
Cuéntame qué pasa por tu mesa.
Media hora, sin compromiso y sin presentación. Me cuentas cómo funciona tu empresa hoy y te digo qué tocaría primero, aunque no lo monte yo.
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