Automatización de procesos
Hay trabajo en tu empresa que ya no tiene que hacer una persona.
Presupuestos, correos, partes, altas, informes. Lo que se repite igual todas las semanas puede quedarse hecho solo, y dejar de depender de que tú estés delante.
Puede que te suene
No es desorden. Es volumen.
- Cada presupuesto se escribe desde cero.
- Los mismos datos se teclean tres veces.
- Alguien dedica media mañana a pasar pedidos de un sitio a otro.
- Para saber cómo va el mes hay que preguntar a tres personas.
El volumen lo sostiene un sistema, no una persona.
Cómo lo monto
Primero lo que más se repite. Después, lo demás.
No empiezo por la herramienta: empiezo por qué se repite, cuántas veces y quién lo hace.
Se monta sobre los programas que ya usas. Lo que entra, sea un correo, un pedido o la foto de un albarán, queda escrito donde tiene que estar. A ti solo te llega lo que necesita una decisión.
Si mañana cambias de programa, el sistema sigue.
Qué se puede quedar hecho
Trabajos que suelen dejar de hacerse a mano.
Qué cambia
El trabajo no desaparece. Deja de depender de ti.
Antes, lo importante espera a la noche. Después, lo que se repite corre solo y tú decides sobre lo que el sistema te pone delante.
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Si todavía no sabes por dónde empezar.
Antes de automatizar, ver qué tareas se llevan la semana y cuánto te cuestan.
- Las tareas que más tiempo se llevan, con el número delante
- Por cuál empezar, y por qué
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Si ya sabes qué te sobra.
Un trabajo que se hace una vez y queda montado, o una ruta que avanza cada mes.
- Se entrega funcionando, y sabiendo usarlo
- Cada mes se cierra un tramo con nombre
- Si cambia tu objetivo, cambia la ruta
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de empezar.
¿Esto sirve para una empresa pequeña?
Sirve sobre todo para una empresa pequeña. Cuanto menos gente hay, más pesa cada tarea que se repite y más se nota quitarla de en medio. Casi todo lo que monto es para negocios de unas pocas personas, no para corporaciones.
¿Tengo que cambiar los programas que ya uso?
No. Monto sobre lo que ya tienes. Solo propongo cambiar algo cuando lo que hay no da más de sí, y te explico por qué antes de tocarlo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Lo primero suele estar funcionando en semanas, no en meses. Depende de qué haya que tocar y de lo rápido que lleguen los accesos que hagan falta, que casi siempre es la parte que manda en el plazo.
¿Y si el sistema se equivoca?
Se equivoca, como cualquiera. Por eso lo que monto deja siempre un punto donde una persona mira antes de que algo salga fuera, y deja escrito lo que hizo para poder revisarlo después. Lo que no admite revisión no se automatiza.
¿Qué pasa con mis datos?
Se quedan en tus herramientas y en tus cuentas. No los encierro en ningún formato propio ni dependen de mí para seguir siendo tuyos.
¿Y si no sé si esto me encaja?
Para eso es la llamada. Me cuentas tu semana y te digo si hay algo que montar. Si no lo hay, también te lo digo.
La puerta
Cuéntame qué se come tu semana.
Media hora, sin compromiso y sin presentación. Me dices qué tarea te cuesta más de lo que debería y te digo si se puede quitar de en medio, y si no soy yo quien debe hacerlo, quién.
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